Si pasas muchas horas delante del ordenador, ya sea trabajando, estudiando o simplemente como ocio, lo más probable es que, cuando enciendes el ordenador, visites una determinada página web, abras una aplicación concreta o realices cualquier otro tipo de tareas. Todo de forma mecánica, como un robot, con una rutina ya medida y a prueba de bombas que has adquirido durante meses y años de hacer siempre lo mismo a primera hora.
La respuesta a esa rutina, a ese siempre hacer lo mismo tiene que ver con automatizar estos procesos, ya que es lo mejor que podemos hacer para evitar perder el tiempo y mejorar nuestra productividad. En el mercado podemos encontrar un gran número de aplicaciones diseñadas para automatizar los flujos de trabajo sin que sea necesario saber de programación, siendo Power Automate de Microsoft, una de las más completas.
Por suerte para ti, en Windows 11 es posible automatizar muchas tareas que nos llevan a ahorrar tiempo y, seguramente lo que más busques tú en tu negocio o tu jefe en la empresa, mejorar la productividad. Y el catálogo de alternativas es increíblemente extenso: desde ejecutar programas al iniciar el sistema operativo para que se abran solos, hasta realizar copias de seguridad automáticas de información sensible que generamos todos los días o, simplemente, apagar el equipo a una hora determinada todos los días. Y ya os avanzamos que, aunque suene complejo, el sistema incluye herramientas tan simples como el Programador de tareas, que permite definir cuándo y cómo deben ejecutarse ciertas acciones. Y sí, la respuesta a la mayoría de tus dudas tiene un nombre: Power Automate.
Power Automate es una aplicación de pago disponible para los usuarios que pagan la suscripción a Microsoft 365, aunque también se puede contratar de forma independiente y no es precisamente barata. Pero, si nuestras necesidades no son muy elevadas y no estamos dispuestos a pagar ningún tipo de suscripción o no utilizamos Microsoft 365, podemos optar por utilizar el programador de tareas de Windows para automatizar el funcionamiento de nuestro PC cuando realizamos una acción en concreto o el equipo detecte un evento en concreto.
Cómo funciona el programador de tareas de Windows
La primero que debemos saber acerca de esta aplicación es que se encuentra disponible tanto en Windows 10 como en Windows 11, tanto en la versión Home como en las versiones Pro.
Para empezar a gestionar automatizaciones en Windows, lo primero que debemos hacer es ejecutar la aplicación, algo que podemos hacer a través del atajo Win+r y escribiendo «taskschd.msc» (sin las comillas) o bien haciendo una simple búsqueda en Windows con el nombre «programados de tareas» (sin las comillas).
Para empezar a automatizar cualquier tarea de Windows, en el panel derecho, debemos pulsar en Crear tarea básica. Esta es la opción más sencilla para crear automatizaciones en Windows. Si el proceso que queremos automatizar no se encuentra disponible a través de esta opción, debemos pulsar en Crear tarea.
Seguidamente, debemos seleccionar cuando queremos que se ejecute. Podemos seleccionar un día y hora en concreto o bien que esta se ejecute cuando Windows detecte un evento en concreto que debemos configurar.
A continuación, debemos seleccionar cuál es el evento / desencadenante que activará la automatización que queremos crear. Para hacerlo, debemos pulsar en el cuadro desplegable Registro y seleccionar el tipo para, a continuación, seleccionar el Origen.
Seguidamente, en el apartado Acción, debemos seleccionar la acción que realizará el equipo (Iniciar un programa) o si simplemente, queremos que envíe un mensaje informativo. Al seleccionar Iniciar un programa, debemos seleccionar que programa queremos ejecutar o escribir un script que queremos ejecutar cuando se detecte el evento que hemos configurado.
Finalmente, se mostrará un resumen de la automatización que hemos creado donde debemos comprobar si es correcta o volver sobre nuestros pasos para volver a configurarla.
El funcionamiento del programador tareas es muy sencillo siempre y cuando queramos crear tareas de automatización sencilla y básicas, ya que los conocimientos para hacerlo no son muy elevados.
Pero, si queremos ir un paso allá y crear múltiples variables, la mejor forma de hacerlo es con la aplicación Power Automate de Microsoft, con la que podemos crear cualquier cosa que queramos sin que sean necesarios conocimientos de programación, algo bastante habitual en este tipo de aplicaciones. Esta aplicación está disponible a través de la Microsoft Store desde este enlace.
¿Cuál es la principal diferencia entre Power Automate y el programador de tareas de Windows?
Como bien os hemos comentado a lo largo de este artículo, Power Automate es una aplicación mucho más versátil que el programador de tareas. Esto tiene que ver con las capacidades que tiene y es que su principal diferencia está en cómo actúa con el sistema operativo. Mientras que el programador de tareas solo permite ejecutar tareas simples como lanzar programas o scripts, Power Automate va un paso más allá al interactuar con todo el entorno del SO.
Esta aplicación puede interactuar con otros aspectos del sistema operativo como aplicaciones y sitios web. Esto significa que permite crear una automatización robótica de procesos (RPA) que afecta al control prácticamente total del PC. Por ejemplo permite configurar mensajes a través de aplicaciones de Microsoft como Teams, permitiendo mandarlos de forma periódica a una hora determinada entre muchas otras cosas.